Conditions spécifiques à la location de l'espace événementiel

Inclusions de la location de l'espace d'événement :

Connections Ralia louera au client, aux fins de l'événement et pour la durée de la date de l'événement, l'espace de l'événement (défini " Connections "). L'Événement aura lieu au rez-de-chaussée situé au 4281, boul. St-Laurent, Montréal, Québec et donnera accès à l'espace de 2500 pieds carrés incluant :

• 1 réception et vestiaire

• 1 zone de transition qui peut être utilisée comme une zone de détente, une zone d'exposition ou laissée comme espace ouvert, le sol est en bois.

• 1 salle d'eau / 3 toilettes

• Un grand espace de rassemblement qui peut être utilisé pour des repas assis, des présentations assises, des réunions de travail, ou comme un espace ouvert.

• Système de sécurité, comprenant 2 caméras extérieures et 3 caméras intérieures dans la zone de réception

• Internet à haut débit

• Accès au stockage des aliments dans la cuisine ouverte et accès au stockage des aliments dans le congélateur (voir le gestionnaire du lieu pour l'accès).

• Chaises et tables pour 100 personnes

• Système de présentation audio/vidéo

• 1 zone de cuisine préparatoire et accès à des appareils commerciaux (*sous conditions, voir ci-dessous)

• Verres, mugs, assiettes plates, petites assiettes, couverts pour 100 personnes

*L'accès à la cuisine, les assiettes et la verrerie sont inclus dans la location de base. Cependant, veuillez noter que des coûts supplémentaires peuvent être appliqués en fonction de la taille de votre événement et des besoins spécifiques en matière de serveurs et de lavage de la vaisselle. En règle générale, tous les événements utilisant la vaisselle nécessitent un lave-vaisselle.

*Le personnel d'encadrement doit être présent pour avoir accès à la cuisine préparatoire. Le personnel de direction est chargé de faire fonctionner les appareils et de diriger l'utilisation de la vaisselle et des couverts. Le personnel de gestion n'est pas un serveur ni un personnel de nettoyage. Si ces services sont nécessaires, veuillez en discuter avec nous lors de la planification de l'événement.

Conditions et responsabilités du locataire :

Un membre du personnel de Connections Ralia, que nous considérons comme le gestionnaire du site pour l'événement, doit être présent au minimum pendant toute la durée de l'événement (les salaires des membres du personnel sont inclus dans les frais de location).

Capacité

• Capacité de 100 personnes

Frais de location de base

Les frais de location de base sont fixés comme indiqué sur notre liste de prix lors de la réservation et comprennent les frais de nettoyage et les frais de gestion de la salle. Nos tarifs de location sont susceptibles d'être modifiés à tout moment et ne sont pas garantis pour les réservations futures.

Frais d'heures supplémentaires

Si l'événement dépasse l'heure de réservation convenue, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer. Les heures supplémentaires seront facturées par heure ou partie d'heure, sur la base du tarif horaire standard du lieu.

Calendrier des dépôts et des paiements

• Dépôt de réservation : Un acompte de 500 $ est requis pour réserver le lieu, payable via notre plateforme en ligne Archie. Ce dépôt n'inclut pas les suppléments et n'est pas renonçable. La réservation n'est pas confirmée tant que le paiement n'a pas été reçu.

• Dépôt de garantie : Connections Ralia exige une carte de crédit au moment de la signature du contrat. Cette carte de crédit sera débitée pour tout dommage éventuel. Une visite des lieux avant et après l'événement sera effectuée pour s'assurer que rien n'est endommagé.

• Paiement final jusqu'à 2 semaines avant l'événement par le client ou le jour de l'événement par Connections Ralia automatiquement. Le paiement restant et tous les autres frais en suspens sont réglés par carte de crédit sur la base de la facture convenue.

Annulation

Politique d'annulationRéservations standard : Les arrhes sont entièrement remboursables si l'événement est annulé 45 jours avant la date de réservation : Les arrhes ne sont pas remboursables pour les événements réservés pendant le week-end du Grand Prix (12-15 juin) et la période des fêtes (1er décembre - 3 janvier).

Politique de ré-réservationS'applique uniquement aux réservations standard : Vous pouvez réserver à nouveau votre événement une fois au cours d'une période de 9 mois sans pénalité si vous réservez à nouveau dans les 21 jours précédant la date de la réservation. Si vous devez annuler et réserver à nouveau dans les 21 jours précédant la date de votre réservation, l'acompte de 500 $ est perdu.

Services de conciergerie par Altitude Connections :

La location de Connections Ralia comprend nos services de base de conciergerie et de gestion des lieux. Altitude Connections vous contactera pour réserver des fournisseurs directement pour vous et créer un forfait correspondant à vos besoins uniques. Notre offre comprend :

• Consultation sur les événements

• Accès à notre liste de fournisseurs privilégiés (traiteurs, DJ, photographes, etc.)

• Gestion des événements

• Personnel pour les événements

• Réservation prioritaire des fournisseurs

• Ameublement

• Consultation en matière de décoration

• Configuration A/V

• Matériel de marketing événementiel

• Valet

• Service de bar (Connections Ralia est un restaurant-bar et tout l'alcool consommé sur place doit être acheté à notre bar)

Tous les services demandés par le client qui dépassent le cadre de la consultation de base décrite ci-dessus peuvent faire l'objet de frais supplémentaires. Le consultant informera le client à l'avance si de tels services sortent du cadre convenu et fournira une description détaillée des services supplémentaires ainsi qu'une estimation des coûts. Le client doit approuver tous les frais supplémentaires avant que les services ne soient rendus.

Service des boissons alcoolisées

Nous pouvons fournir un service de bar complet pour votre événement. Veuillez noter que l'alcool extérieur ou les permis d'alcool externes ne sont pas autorisés sur les lieux, car notre établissement détient les droits exclusifs en matière de service d'alcool. Toutes les boissons alcoolisées doivent être achetées et servies par notre bar afin de garantir une expérience sûre et agréable à tous les invités. Les boissons alcoolisées ne peuvent être fournies que par Connections Ralia. Le lieu se réserve le droit de limiter les types et les quantités d'alcool en fonction de la taille, du type ou de la durée de l'événement.

Un pourboire de 18 % sera ajouté à la note de bar ou aux suppléments durant la soirée.

Si de l'alcool provenant de l'extérieur est apporté sur les lieux, l'événement sera immédiatement interrompu et le client sera passible d'une amende de 5 000 $, en plus de toute amende imposée au lieu par les autorités locales. Cette politique est mise en place pour assurer une expérience sécuritaire et agréable à tous les invités et pour se conformer aux lois et règlements du Québec régis par la Régie des alcools, des courses et des jeux.

La durée du service d'alcool doit être approuvée avant tout événement incluant de l'alcool. Le locataire reconnaît que l'alcool ne sera en aucun cas servi avant ou après ces heures.

Service d'alcool : Vérification de l'âge et consommation responsable

Le locataire s'engage à s'assurer que toutes les personnes consommant de l'alcool ont l'âge légal pour boire, c'est-à-dire 18 ans.

Le personnel du site vérifiera l'âge des personnes à l'aide d'une pièce d'identité valide délivrée par le gouvernement. Le locataire coopérera avec le personnel du site pour garantir un service et une consommation d'alcool responsables.

Service de l'alcool : Consommation et comportement

Le site se réserve le droit de refuser de servir tout invité qui semble en état d'ébriété, perturbateur ou ayant un comportement inapproprié. Le locataire est tenu de s'assurer que tous les invités respectent les règles du site en matière de consommation d'alcool, y compris le maintien d'un environnement sûr et respectueux. Le site peut expulser tout invité causant des troubles ou violant les règles de consommation d'alcool.

Service d'alcool : Responsabilité et indemnisation

Le locataire accepte d'indemniser et de dégager de toute responsabilité le site, son personnel et ses affiliés en cas de responsabilité, de blessure ou de dommage causé par la consommation d'alcool lors de l'événement. Le site n'est pas responsable des dommages ou blessures résultant des actions d'invités sous l'influence de l'alcool.

Accès à l'espace

Tous les chargements et déchargements doivent avoir lieu dans les délais impartis par Connections. S'il y a un événement avant le vôtre, une livraison à heure fixe sera exigée. Connections Ralia n'est pas responsable de l'enregistrement ou de la manipulation des articles apportés dans le lieu par les sociétés de location. Tous les matériaux excédentaires (tels que le papier bulle, les boîtes, les cintres, le plastique, etc.) créés par les livraisons doivent être enlevés et éliminés par l'entreprise de location, le client ou le représentant du client.

Un espace de stockage limité est disponible sur demande. Nous ne sommes pas responsables des articles de location perdus, volés ou endommagés. Dans le cas où Connections Ralia est endommagé par un fournisseur qu'il a loué directement et non par l'intermédiaire d'Altitude Connections, le locataire sera responsable de tous les frais de réparation qui peuvent être encourus.

Le client accepte que le personnel de Connections Ralia entre et sorte des locaux pendant la durée de l'événement, selon les besoins. Un représentant de Connections Ralia sera sur place pendant toute la durée de l'événement et vérifiera périodiquement avec les parties responsables que tout se passe bien. Nous vérifierons également les toilettes et l'ensemble des locaux, nous réapprovisionnerons en fournitures telles que le papier hygiénique et nous serons disponibles pour répondre aux questions ou aux besoins qui pourraient survenir à tout moment.

Le client, ses invités et ses sous-traitants doivent quitter les Connections Ralia avant la fin de l'événement, faute de quoi des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

État des lieux et nettoyage

Connections Ralia fournira le lieu dans un état propre et prêt pour l'événement du client. Le client doit s'engager à rendre le lieu dans le même état immédiatement après l'événement. Le gestionnaire du lieu effectuera une visite avant et après l'événement pour s'assurer que le lieu est laissé en bon état. Tout dommage ou désordre excessif entraînera des frais supplémentaires.

Disposition du mobilier

Une première mise en place de notre mobilier inclus, pouvant accueillir jusqu'à 100 personnes, vous sera proposée avant votre événement. Le réaménagement du mobilier au cours d'un événement sera coordonné avec le client après la réservation. Veuillez noter que les arrangements uniques de mobilier seront autorisés et mis en place à condition que nous soyons prévenus une semaine à l'avance. En l'absence de préavis, nous installerons le mobilier comme nous le jugeons approprié pour votre événement. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer si du personnel supplémentaire est nécessaire pour déplacer les meubles ou si des meubles supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux besoins de l'événement.

Notre engagement à réduire notre empreinte carbone, déchets jetables Disclaimer

Nous nous engageons à promouvoir la durabilité en réduisant activement les déchets et en minimisant notre empreinte carbone. Notre espace événementiel met en œuvre un soutien à la gestion des déchets, en veillant à décourager fortement les articles à usage unique, en mettant en œuvre les meilleures pratiques de recyclage et en pratiquant le compostage. En outre, nous nous efforçons de minimiser la consommation d'énergie et d'eau en utilisant des appareils électroménagers à haut rendement énergétique, des appareils à faible débit d'eau et en gérant les déchets alimentaires. En choisissant notre établissement, vous soutenez un avenir plus vert et plus durable.

Redevance d'enlèvement des ordures ménagères supérieure à la normale

Le client est responsable du coût de l'enlèvement de tous les déchets, du compostage et des matières recyclables au-delà de ce qui peut être mis dans nos poubelles de grande taille. Notre équipe peut s'occuper des déchets excédentaires moyennant des frais.

Bruit / Musique

Nous encourageons la musique et la fête. Toutefois, nous vous rappelons que la réglementation en matière de bruit résidentiel s'applique. Si l'événement du locataire crée des perturbations en raison d'un volume sonore élevé, le personnel de Connections Ralia sur place a toute autorité pour demander au locataire de réduire ou d'éteindre les divertissements. Si des perturbations répétées sont signalées, Connections Ralia a le droit de mettre fin à l'événement. Le bruit et les rassemblements à l'extérieur des portes d'entrée sont à l'origine des plaintes les plus nombreuses ; nous vous prions donc d'éviter ce comportement lors de votre événement.

Normes en matière de restauration

La nourriture et les boissons non alcoolisées peuvent être apportées par le locataire de l'espace, mais nous recommandons vivement de faire appel à un traiteur figurant sur notre liste de traiteurs recommandés ou à notre partenaire interne, Cafe Cass, pour votre événement. Connections Ralia n'est pas responsable des dépenses liées à la nourriture ou aux boissons, ni des blessures ou maladies liées à la nourriture.

Politique relative à la zone de préparation et à la cuisine ouverte : La cuisine et la zone de préparation de Connections Ralia ne sont pas des espaces de production et ne doivent être utilisées que pour la présentation finale des aliments, la mise en assiette et le nettoyage.

Chef privé : La production de nourriture sur place par l'un de nos chefs privés peut faire partie de votre événement. Ce service est un supplément et est mis en place avec Connections Ralia après la réservation de l'espace.

Connections Ralia encourage les personnes qui louent un espace à envisager des solutions vertes, durables, équitables, écologiques en matière de nettoyage et d'élimination des déchets.

Équipement A/V

Un projecteur, un écran et des haut-parleurs Bluetooth sont inclus dans votre location. Tout autre équipement est considéré comme un supplément et sera ajouté au contrat de location après signature.

• 1 microphone Shure MXW2/SM58-Z10

• 2 micros-cravates XS Wireless Sennheiser

• 1 projecteur

Décoration du site

Connections Ralia souhaite faire de chaque événement une expérience spéciale et bienvenue. Par conséquent, tout sera mis en œuvre pour permettre au locataire de préparer des décorations reflétant ses exigences créatives. Il est interdit d'utiliser des clous, des vis, des agrafes ou des objets pénétrants sur les murs et les sols. Les confettis en paillettes ou en feuilles (non papier) ne sont pas autorisés sur le site. Seul le ruban adhésif à faible adhérence est autorisé sur les sols et les murs. Tout dommage sera facturé après l'événement.

Conduite

Il est absolument interdit de consommer de la drogue ou de fumer dans les locaux ou à moins de 30 pieds du bâtiment, y compris de flâner ou de se rassembler sur le trottoir à tout moment de l'événement. Les remarques désobligeantes ou tout type de violence physique ne seront pas tolérés et entraîneront une expulsion immédiate. Le locataire et ses invités sont tenus d'utiliser les locaux de manière prévenante à tout moment. Lors d'événements concernant des mineurs, tels que des fêtes de jeunes, nous préférons que les mineurs n'aient pas le droit d'entrer et de sortir. Une conduite jugée désordonnée à la seule discrétion du personnel de Connections Ralia est un motif d'expulsion immédiate des locaux et de fin de la période de location. Dans ce cas, les frais de l'événement ne seront pas remboursés.

Dommages, frais de réparation et frais de nettoyage extraordinaires

L'ensemble de l'espace sera fourni dans un état de propreté et l'espace devra être rendu dans un état de propreté immédiatement après votre événement. Une dernière visite est effectuée par le gestionnaire de l'espace à la fin de l'événement.

Le client est responsable de tout dommage (y compris, mais sans s'y limiter, les dommages matériels et corporels) subi ou encouru par Les Connections Ralia Inc ou tout employé, invité ou contractant de Les Connections Ralia Inc causé par le client ou tout invité ou contractant du client. Le client s'engage à indemniser et à dégager de toute responsabilité Les Connections Ralia Inc, ses sociétés affiliées, leurs employés, entrepreneurs, administrateurs et dirigeants de toute action, coût, réclamation, perte, dépense ou dommage, y compris les honoraires raisonnables d'avocat, découlant ou résultant de l'utilisation par le client des services et des installations de Les Connections Ralia Inc, à moins que cela ne soit dû à la négligence ou à la mauvaise conduite de l'un ou l'autre des indemnisés. Le client est entièrement responsable des frais engagés par Les Connections Ralia Inc pour réparer tout dommage causé au bâtiment et remplacer tout bien dans le bâtiment qui est endommagé, volé ou vandalisé à la suite de l'utilisation des Connections par le client, y compris, mais sans s'y limiter, les actes délibérés ou négligents ou les omissions des invités, des convives ou des entrepreneurs du client.

Protocoles d'urgence

En cas d'urgence, le personnel de Connections Ralia suivra tous les protocoles de sécurité pour assurer la sécurité et le bien-être de tous les hôtes. Le client accepte de coopérer pleinement avec toutes les instructions données en cas d'urgence.

Assurance

Les Connections Ralia Inc. possède une assurance pour la responsabilité civile et les dommages qui sont de notre responsabilité, mais nous encourageons nos locataires à avoir leur propre assurance en fonction des besoins de leur événement.