Conditions spécifiques à la location de l'espace événementiel

Inclusions de la location de l'espace d'événement :

Ralia louera au « Client », aux fins de l'Événement et pour la durée de la Date de l'Événement, l'Espace événementiel (ci-après dénommé « Espace événementiel Connections »). L'Événement se déroulera au rez-de-chaussée du 4281, boulevard Saint-Laurent, à Montréal, au Québec, et donnera accès à un espace de 2500 pieds carrés, à l'exclusion de l'espace café, comprenant :

• 1 réception et vestiaire

• 1 salle d'eau / 3 toilettes

• Système de sécurité, comprenant 2 caméras extérieures et 3 caméras intérieures dans la zone de réception

• Internet à haut débit

• Accès au stockage des aliments dans la cuisine ouverte et accès au stockage des aliments dans le congélateur (voir le gestionnaire du lieu pour l'accès).

• Chaises et tables pour 100 personnes

• Système de présentation audio/vidéo (voir détails ci-dessous)

• 1 zone de cuisine préparatoire et accès à des appareils commerciaux (*sous conditions, voir ci-dessous)

• Verres, tasses, assiettes plates, petites assiettes, couverts pour 100 personnes (*sous conditions, voir ci-dessous)

• Gestionnaire de site sur place pendant votre événement pour ouvrir/fermer l'espace et pour contrôler la température/le son.

• Installation du mobilier (voir détails ci-dessous)

• Les frais de nettoyage sont inclus, mais les clients sont tenus de rendre la salle dans l'état où ils l'ont trouvée. Ils doivent notamment retirer les objets personnels, la décoration et les déchets, et veiller à ce que les surfaces soient laissées en ordre.

  *L'accès à la cuisine, les assiettes et la verrerie sont inclus dans la location de base. Cependant, veuillez noter que des coûts supplémentaires peuvent être appliqués en fonction de la taille de votre événement et des besoins spécifiques en matière de serveurs et de lavage de la vaisselle. En général, tous les événements utilisant la vaisselle nécessitent un lave-vaisselle pour l'événement - veuillez nous le confirmer lors de la planification.

  *L'accès aux appareils de cuisine n'est pas autorisé sans la présence de la direction et doit être approuvé à l'avance. Tout dommage ou mauvaise utilisation entraînera des frais supplémentaires. La direction n'est pas responsable du service ou du nettoyage. Veuillez discuter des besoins en personnel à l'avance.

Frais de location de base et d'heures supplémentaires

Les tarifs de location de base sont fixés tels qu'indiqués dans notre grille tarifaire et au moment de la réservation ; ils comprennent les frais de nettoyage et les frais de gestion du lieu. À l'avenir, nos tarifs de location sont susceptibles d'être modifiés et ne sont pas garantis pour une autre réservation.

Si l'événement dépasse l'heure de réservation convenue, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer. Les heures supplémentaires seront facturées par heure ou partie d'heure, sur la base du tarif horaire standard du lieu.

Calendrier des dépôts et des paiements

Dépôt de réservation : Un dépôt de 500 $ est exigé pour réserver le lieu. La réservation n'est pas confirmée tant que le paiement n'a pas été reçu.

Caution : Ralia exige qu'une carte de crédit soit enregistrée au moment du versement de la caution. Cette carte de crédit sera débitée en cas de dommages éventuels. Une inspection sera effectuée avant et après l'événement afin de s'assurer qu'aucun dommage n'a été causé.

Le paiement final est émis par Ralia et doit être réglé par le client par carte de crédit au plus tard deux semaines avant l'événement. Ralia se réserve le droit de débiter la carte de crédit enregistrée dans son système si la facture n'a pas été réglée 48 heures avant l'événement.

Service et politique en matière d'alcool

Connections Event Space est un restaurant-bar titulaire d'une licence. Toutes les boissons alcoolisées doivent être achetées et servies par notre bar. L'apport d'alcool provenant de l'extérieur ou l'utilisation de permis externes sont strictement interdits. Toutes les boissons alcoolisées doivent être achetées et servies par notre bar afin de garantir une expérience agréable et en toute sécurité à tous nos clients.

• Pourboire : Un service de 18 % est facturé sur les factures prépayées et sur les notes de bar pendant la nuit.

• Amende : la consommation non autorisée d'alcool entraînera la fermeture immédiate de l'événement et une amende de 5 000 dollars, ainsi que toutes les sanctions légales applicables.

• Heures de service : L'alcool ne sera servi qu'aux heures convenues.

• Vérification de l'âge : Les invités qui consomment de l'alcool doivent être âgés de plus de 18 ans et présenter une pièce d'identité en cours de validité.

• Comportement : Le service peut être refusé aux invités en état d'ébriété ou perturbateurs. Le locataire coopérera avec le personnel du site pour garantir un service et une consommation d'alcool responsables.

• Responsabilité : Le client accepte d'indemniser et de dégager de toute responsabilité le site, son personnel et ses affiliés en cas de responsabilité, de blessure ou de dommage résultant du comportement d'invités sous l'influence de l'alcool lors de l'événement. Le lieu se conformera à toutes les lois applicables en matière de boissons alcoolisées, mais n'assume aucune responsabilité pour les actions des invités une fois que l'alcool a été servi conformément à ces lois.

Accès à l'espace

Toutes les livraisons doivent être effectuées dans les délais fixés par Ralia. Si un événement a lieu avant le vôtre, une livraison à heure fixe est obligatoire. Ralia n'est pas chargée de vérifier ni de gérer les articles apportés par les sociétés de location. Tout emballage ou matériel excédentaire doit être retiré par la société de location, le client ou son représentant.

Un espace de stockage limité est disponible sur demande. Nous déclinons toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration du matériel loué. Si des dommages sont causés par des prestataires engagés directement par le locataire (et non par l'intermédiaire de notre service d'organisation d'événements), les frais de réparation sont à la charge du locataire.

Le personnel de Ralia pourra accéder aux locaux si nécessaire pendant l'événement. Un membre du personnel sera présent sur place tout au long de la manifestation pour apporter son aide, vérifier les stocks et veiller au bon déroulement de l'événement.

Les clients et leurs invités doivent quitter les lieux avant la fin de l'événement, faute de quoi des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

État des lieux et nettoyage

Ralia mettra le lieu à la disposition du client dans un état propre et prêt à l'emploi pour l'événement. Le client s'engage à restituer le lieu dans le même état immédiatement après l'événement. Le responsable du lieu effectuera une inspection avant et après l'événement afin de s'assurer que le lieu est laissé en bon état. Tout dommage ou désordre excessif entraînera des frais supplémentaires.

Mise en place du mobilier

La mise en place des meubles est une option incluse dans la location de base et peut accueillir jusqu'à 100 invités. L'aménagement doit être confirmé au moins une semaine avant l'événement. Sans préavis, le mobilier sera arrangé à notre discrétion. Les installations personnalisées et tout changement en cours d'événement doivent être approuvés à l'avance. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour du personnel ou des meubles supplémentaires.

Notre engagement à réduire notre empreinte carbone

Nous nous engageons en faveur du développement durable et travaillons activement à la réduction des déchets et à la diminution de notre empreinte carbone. Notre site soutient une gestion responsable des déchets, décourage les articles à usage unique et suit les meilleures pratiques en matière de recyclage et de compostage. Nous donnons également la priorité à l'efficacité énergétique et à l'utilisation rationnelle de l'eau en utilisant des appareils à faible débit, des appareils à haut rendement énergétique et des pratiques de réduction des déchets alimentaires.

Des protocoles stricts en matière de déchets sont en place et doivent être respectés par tous les clients et leurs fournisseurs. Des poubelles clairement étiquetées pour les ordures, le recyclage et le compost sont fournies, et un tri adéquat est exigé.

En choisissant notre espace, vous contribuez à un avenir plus vert et plus conscient.

Bruit et musique

La musique et les festivités sont les bienvenues, mais doivent respecter les règles en matière de bruit dans les zones résidentielles. Le volume de la musique doit être baissé avant 23 h. La présence de DJ ou de groupes de musique en direct nécessite une autorisation préalable. Le personnel de Ralia peut baisser le volume ou interrompre la musique en cas de plaintes concernant le bruit. Des incidents répétés peuvent entraîner l'interruption de l'événement. Évitez de faire du bruit et de vous rassembler près de l'entrée principale. Toute amende résultant d'une infraction aux règles sur le bruit sera à la charge du client.

Politique en matière de restauration

Afin d'assurer une coordination optimale, Ralia demande à être contactée par tous les traiteurs au moins deux semaines avant l'événement. Ralia n'assume aucune responsabilité quant aux frais liés à la restauration, ni en cas de blessure ou de maladie d'origine alimentaire. Notre cuisine et notre espace de préparation ne constituent pas un lieu de production à part entière et sont exclusivement destinés à la présentation finale des plats, au dressage et au débarrassage. Tous les aliments doivent être retirés à l'issue de votre événement.

Équipement A/V

• 2 microphones sans fil Shure MXW2/SM58-Z10

• 1 projecteur

• haut-parleurs surround

• téléviseur intelligent

• Nous proposons un système de branchement facile à utiliser pour que les invités puissent connecter leur téléphone ou leur ordinateur portable directement à nos haut-parleurs.

Décoration du site

Ralia souhaite faire de chaque événement une expérience unique et chaleureuse. C'est pourquoi nous mettrons tout en œuvre pour permettre au client de préparer des décorations qui reflètent ses envies créatives. Il est interdit d'utiliser des clous, des vis, des agrafes ou tout autre objet pouvant endommager nos murs ou nos sols. Les confettis à paillettes ou en papier d'aluminium (non en papier) sont interdits sur le site. Seul l'utilisation de ruban adhésif à faible adhérence est autorisée sur nos sols et nos murs. Tout dommage sera facturé après votre événement.

Conduite

Il est absolument interdit de consommer de la drogue ou de fumer de quelque manière que ce soit dans les locaux ou à moins de 30 pieds du bâtiment, y compris de flâner ou de se rassembler sur le trottoir à n'importe quel moment de l'événement. Les remarques désobligeantes ou toute forme de violence physique ne seront pas tolérées et entraîneront une expulsion immédiate. Les clients et les invités sont tenus d'utiliser les locaux de manière respectueuse à tout moment.

Pour les événements destinés aux mineurs, tels que les fêtes de jeunes, nous préférons nettement que les participants mineurs ne soient pas autorisés à entrer et sortir librement. Tout comportement jugé perturbateur, à la seule discrétion de Raliastaff, constituera un motif d'expulsion immédiate et de résiliation de la période de location. Dans ce cas, aucun remboursement des frais liés à l'événement ne sera accordé.

Dommages, frais de réparation et frais de nettoyage extraordinaires

L'ensemble de l'espace sera fourni dans un état de propreté et l'espace devra être rendu dans un état de propreté immédiatement après votre événement. Une dernière visite est effectuée par le gestionnaire de l'espace à la fin de l'événement.

Le Client est responsable de tout dommage (y compris, sans s'y limiter, les dommages matériels et corporels) subi ou encouru par Ralia Inc. ou par tout employé, invité, personne invitée ou sous-traitant de Ralia Inc. causé par le Client ou par tout invité, personne invitée ou sous-traitant du Client. Le Client s'engage à indemniser et à dégager de toute responsabilité Ralia Inc, ses sociétés affiliées, leurs employés, sous-traitants, administrateurs et dirigeants contre toute action, tout coût, toute réclamation, toute perte, toute dépense et/ou tout dommage, y compris les honoraires d'avocat raisonnables, découlant de ou résultant de l'utilisation par le Client des services et des installations de Ralia Inc, à moins que ceux-ci ne soient dus à la négligence ou à la faute de l'une des parties indemnisées. Le Client est entièrement responsable de tous les frais engagés par Ralia Inc pour réparer tout dommage causé au bâtiment et pour remplacer tout bien se trouvant dans le bâtiment qui aurait été endommagé, volé ou vandalisé à la suite de l'utilisation par le Client de l'espace événementiel Connections, y compris, mais sans s'y limiter, les actes ou omissions intentionnels ou par négligence des invités, des personnes invitées ou des sous-traitants du Client.

Protocoles d'urgence

En cas d'urgence, le personnel de Ralia respectera tous les protocoles de sécurité afin de garantir la sécurité et le bien-être de tous les clients. Le client s'engage à se conformer pleinement à toutes les consignes données en cas d'urgence.

Assurance

Ralia Inc. dispose d'une assurance couvrant la responsabilité civile et les dommages relevant de notre responsabilité, mais nous encourageons nos locataires à souscrire leur propre assurance si nécessaire pour leur événement.